Rassembler
Identifier les catégories, les formats et les responsables avant de déplacer les fichiers.
Une organisation documentaire pensée pour votre quotidien
Retrouver le bon document. Préparer sa conservation.
Des dossiers de famille aux documents d’une institution, PROTELIA Documents propose un parcours pour mieux classer, repérer les versions utiles et organiser ce qui doit être conservé.
Décrivez votre besoin →Un document, quatre étapes
Classer
Construire des noms et des dossiers cohérents avec vos activités, sans multiplier les copies.
Retrouver
Prévoir des repères de recherche, la bonne version et les personnes autorisées à la consulter.
Conserver
Définir ce qui reste actif, ce qui doit être archivé et les règles applicables avant toute destruction.
Exemple fictif de parcours
Une équipe prépare les comptes rendus d’un projet. Les repères ci-dessous montrent une organisation possible, pas des documents clients.
- Dossier
- Projet Horizon / Réunions
- Document
- Compte rendu du comité
- Version
- Version validée · 03
- Responsable
- Coordination du projet
- Étape
- Actif → clôture → conservation
Aucune durée légale universelle n’est appliquée. Les obligations de conservation dépendent du pays, du secteur et du type de document.
À chaque contexte, son organisation
Pour vous et votre famille
Repérer les documents du quotidien et préparer un classement compréhensible par les personnes que vous autorisez.
Pour les entrepreneurs et les équipes
Structurer devis, factures, contrats et dossiers de projet avec des repères communs et des responsabilités claires.
Pour les écoles et les institutions
Préparer un plan de classement, un suivi des versions et des règles de conservation adaptés aux services concernés.
Documents et Héritage, deux besoins distincts
PROTELIA Documents concerne l’organisation et la conservation des documents. PROTELIA Héritage accompagne une démarche personnelle de transmission et de préparation. Une application ne remplace pas l’autre.
Passons de vos dossiers à un parcours clair
Lors d’un premier échange, nous précisons vos types de documents, le volume, les utilisateurs et les contraintes. Vous recevez ensuite un périmètre de travail et les étapes proposées, avant tout engagement.
Écrire à PROTELIA →Présentez votre besoin sans joindre de document confidentiel.
Le stockage, les sauvegardes, les droits d’accès et les éventuelles intégrations seront définis et validés avant tout usage réel. Cette vitrine n’est ni un coffre-fort numérique ni une preuve de conformité.
Qui je suis
Je suis Esther Guillaume, conseillère en sécurité financière, entrepreneure, formatrice et autrice.
Mon parcours s’est construit en Haïti puis au Canada, auprès des familles, des entrepreneurs et des institutions.
J’ai formé des cadres et agents publics et exercé des responsabilités de gestion de programmes. Aujourd’hui, je prolonge ce parcours par des ressources pédagogiques et les applications de la Collection PROTELIA.
Lire mon parcours →